TCO – Eine Anleitung: Die Anschaffungskosten im Griff behalten

Im Bereich des Flottenmanagements taucht ein Indikator in Diskussionen und Veröffentlichungen besonders häufig auf: der TCO. Als Abkürzung für „Total Cost of Ownership“ (Gesamtbetriebskosten) bezeichnet der TCO im Automobilbereich die Summe aller Kosten, die mit dem Besitz eines Fahrzeugs oder einer Flotte verbunden sind. Er ist ein unverzichtbarer KPI, sowohl um die Kostenentwicklung eines Fuhrparks zu verfolgen und zu kontrollieren als auch um verschiedene Modelle hinsichtlich der finanziellen Belastung zu vergleichen und die eigene Entscheidung zu treffen.

Sowohl für Neulinge als auch für erfahrene Manager stellt sich zu Recht die Frage, wie man die Gesamtbetriebskosten (TCO) am besten kontrollieren und optimieren kann.

Um diese Fragen zu beantworten, muss man zunächst wissen, aus welchen Ausgabenposten sich die Gesamtbetriebskosten zusammensetzen. Wir haben sie in fünf Kategorien unterteilt:

die Einstiegskosten
die Ausstiegskosten
Steuer- und Versicherungskosten
Wartungs- und Reparaturkosten
die Energiekosten

In diesem Artikel wollen wir uns mit der Struktur der Anschaffungskosten, d. h. der Kosten im Zusammenhang mit der Anschaffung eines Firmen- oder Dienstwagens. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Kosten in den Griff bekommen und senken können.

1. Die richtige Größe der Flotte

Die Analyse der Fahrten der Fahrer, insbesondere bei Dienstwagen, kann einige Überraschungen bereithalten: Manche Fahrzeuge werden nur sehr selten genutzt!

Anstatt ein Fahrzeug, das nicht ausreichend genutzt wird, in der Flotte zu behalten und zu finanzieren, kann es sinnvoll sein, über Alternativen nachzudenken – auch wenn dies bedeutet, das Thema mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen. Zu diesen Alternativen gehören:

Kurzzeitmiete bei punktuellem Bedarf
Die Anschaffung von Fahrrädern oder E-Bikes zur Bewältigung von Kurzstrecken
Bestimmten Mitarbeitern vorschlagen, für gelegentliche kurze Fahrten stattdessen ihr eigenes Fahrzeug zu nutzen, wobei die Kosten erstattet werden

Nun gilt es noch, die Fahr- und Mobilitätsgewohnheiten der Mitarbeiter zu ermitteln. Zu diesem Zweck ermöglicht ein Telematik-Tool die Erstellung von Nutzungsstatistiken. Unter diesen sticht das Tool „CarFleet“ von Echoes hervor, da es die Daten nutzt, die das Fahrzeug standardmäßig an den Hersteller übermittelt. Es muss kein Gerät gekauft, installiert, konfiguriert und anschließend wieder deinstalliert werden – das spart Zeit und Geld! Besser noch: Dank der vom Fahrzeug übermittelten Daten kann CarFleet weitaus genauere Informationen erfassen als ein GPS-Gerät, etwa in Bezug auf Durchschnittsgeschwindigkeiten, Fahrstil und bald auch die Auslastung des Fahrzeugs.

2. Die richtige Auswahl der Modelle

Um jedoch die Anschaffungskosten für die Fahrzeuge zu senken, die Ihr Unternehmen wirklich benötigt, ist es nach wie vor am effektivsten, auf ein Modell der unteren Preisklasse zurückzugreifen. Brauchen alle Ihre Mitarbeiter einen SUV oder eine große Limousine? Eine solche Wahl ist nicht unbedingt sinnvoll für einen Fahrer, der nur in der Stadt unterwegs ist, nur kurze Strecken zurücklegt oder meist alleine fährt. Auch hier ermöglicht Ihnen ein Flottenmanagement-Tool wie CarFleet einen besseren Überblick über:

die Fahrgewohnheiten jedes Nutzers
die Nutzungsstatistiken für jedes Fahrzeug

Anhand dieser Daten können Sie das Fahrzeugsegment und den Motor des nächsten Fahrzeugs an den jeweiligen Verwendungszweck anpassen.

Entgegen der allgemeinen Annahme ist es nicht immer sinnvoll, auf ein Modell einer niedrigeren Klasse umzusteigen, insbesondere wenn man sein Fahrzeug über einen Leasingvertrag finanziert: Bei dieser Finanzierungsform, bei der lediglich der Wertverlust des Fahrzeugs über die Vertragslaufzeit vom Kunden finanziert wird, haben die monatlichen Raten einen starken Einfluss auf den Wertverlust des Fahrzeugs. So kann ein Fahrzeug einer Premiummarke, das zwar in der Anschaffung teurer ist als ein Fahrzeug einer Mainstream-Marke, bei gleichem Segment zu niedrigeren Raten führen, da sein Wertverlust geringer ist. Zögern Sie nicht, die Angebote sorgfältig zu vergleichen.

3. Den richtigen Erfassungsmodus auswählen

Wenn es um den Kauf eines Fahrzeugs geht, gibt es zwei Möglichkeiten:

Der Kauf im eigenen Namen, der bei Vermietern und in kleinen gewerblichen Fuhrparks nach wie vor weit verbreitet ist. Die Gesamtkosten für diesen Posten ergeben sich aus der Differenz zwischen dem Kaufpreis des Fahrzeugs und seinem geschätzten Restwert am Ende der Nutzungsdauer. Hinzu kommen im Falle einer Finanzierung die Zinskosten.
Lang- oder Kurzzeitmiete sowie Leasing werden immer beliebter. Bei diesen Modellen, bei denen das Fahrzeug nicht im Besitz des Unternehmens ist, lassen sich die Anschaffungskosten für ein Fahrzeug in Form einer festen monatlichen Rate über die Vertragslaufzeit verteilen. Der Vertrag kann verschiedene Dienstleistungen umfassen: Wartung, Versicherung, Pannenhilfe usw.

Die Entscheidung für das eine oder andere Modell kann von der Rechnungslegungspolitik oder den Gepflogenheiten des Unternehmens abhängen. Für ein Kleinstunternehmen ist es durchaus legitim, zu zögern, und eine Vergleichstabelle kann dabei helfen, Klarheit zu gewinnen. Generell eignet sich Leasing gut für Unternehmen, die stets neue Fahrzeuge benötigen, ohne sich um den Wiederverkauf kümmern zu müssen. Umgekehrt ist ein Kredit finanziell vorteilhafter für Fahrzeuge, die langfristig gehalten werden sollen.

4. Finanzierung: den Wettbewerb nutzen

Der Vergleich von Angeboten ist der Schlüssel zu Einsparungen, und das gilt nicht nur für Fahrzeugmodelle, sondern auch für Leasingangebote! Die Angebote der Hersteller, die man im Autohaus abschließt, mögen verlockend sein, aber zögern Sie nicht, auch Ihre Bank und herstellerunabhängige Anbieter zu kontaktieren.

Bei einem Autokredit, insbesondere für KMU und Kleinstunternehmen, können die Zinsen einen erheblichen Kostenfaktor darstellen. Dies gilt umso mehr seit dem rasanten Anstieg der Zinssätze nach 2022. Zögern Sie nicht, Online-Vergleichsportale zu nutzen, um die besten Zinssätze zu finden und gegebenenfalls Ihre eigene Bank in den Wettbewerb zu bringen. Denken Sie auch daran, dass die Zinssätze umso niedriger ausfallen, je kürzer die Laufzeit und je höher die Eigenkapitalbeteiligung ist: Berechnen Sie dies entsprechend Ihrer Liquiditätslage.

Fazit

Auch wenn Sie durch die Aushandlung besserer Finanzierungsbedingungen Ihre Anschaffungskosten senken können, sollten Sie nicht vergessen, dass das günstigste Fahrzeug immer noch das ist, das man gar nicht erst anschaffen muss. Wenn Sie bereits jetzt die Nutzungsgewohnheiten Ihrer Fahrer mithilfe eines Tools wie CarFleet verfolgen, können Sie wahrscheinlich die Größe Ihrer Flotte anpassen – sowohl hinsichtlich der Anzahl der Fahrzeuge als auch bei der Modellauswahl.